[转帖]OFFICE使用技巧FAQ宝典

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注：在科研工作中，我们发现学术资源共享途径、文献检索工具、文本编辑技巧、软件使用窍门都是非常重要的辅助工具，善于利用这些途径和技巧，广泛传承前人宝贵经验，往往会起到事半功倍的效果，也是打造学术交流与知识共享的重要平台。而长期以来，这些宝贵的窍门和经验处于孤岛状态，实在是非常可惜。本人特将飘渺水云间众多网友热心答复校对整理出来，以飨读者，如有错误，敬请提出，斑竹更正，也一并对大家的无私奉献表示感谢。其它类似整理工作会在以后会陆续推出。——浙江大学管理学院柳宏志整理于2005年6月


WORD
问：WORD里边怎样设置每页不同的页眉？如何使不同的章节显示的页眉不同？

答：分节，每节可以设置不同的页眉。文件——页面设置——版式——页眉和页脚——首页不同



问：请问word中怎样让每一章用不同的页眉？怎么我现在只能用一个页眉，一改就全部改了？

答：在插入分隔符里，选插入分节符，可以选连续的那个，然后下一页改页眉前，按一下“同前”钮，再做的改动就不影响前面的了。简言之，分节符使得它们独立了。这个工具栏上的“同前”按钮就显示在工具栏上，不过是图标的形式，把光标移到上面就显示出”同前“两个字来了



问：如何合并两个WORD文档，不同的页眉需要先写两个文件，然后合并，如何做？

答：页眉设置中，选择奇偶页不同/与前不同等选项



问：WORD编辑页眉设置，如何实现奇偶页不同? 比如：单页 浙江大学学位论文，这一个容易设；双页：（每章标题），这一个有什么技巧啊 ？

答：插入节分隔符，与前节设置相同去掉，再设置奇偶页不同



问：怎样使WORD文档只有第一页没有页眉，页脚？

答：页面设置－页眉和页脚，选首页不同，然后选中首页页眉中的小箭头，格式－边框和底纹，选择无，这个只要在“视图”——“页眉页脚”，其中的页面设置里，不要整个文档，就可以看到一个“同前”的标志，不选，前后的设置情况就不同了。



问：如何从第三页起设置页眉？

答：在第二页末插入分节符，在第三页的页眉格式中去掉同前节，如果第一、二页还有页眉，把它设置成正文就可以了

●在新建文档中，菜单—视图—页脚—插入页码—页码格式—起始页码为0，确定；

●菜单—文件—页面设置—版式—首页不同，确定；

●将光标放到第一页末，菜单—文件—页面设置—版式—首页不同—应用于插入点之后，确定。

第2步与第三步差别在于第2步应用于整篇文档，第3步应用于插入点之后。这样，做两次首页不同以后，页码从第三页开始从1编号，完成。



问：WORD页眉自动出现一根直线，请问怎么处理？

答：格式从“页眉”改为“清除格式”，就在“格式”快捷工具栏最左边；选中页眉文字和箭头，格式－边框和底纹－设置选无



问：页眉一般是---------，上面写上题目或者其它，想做的是把这根线变为双线，WORD中修改页眉的那根线怎么改成双线的?

答：按以下步骤操作去做：

●选中页眉的文字，包括最后面的箭头

●格式－边框和底纹

●选线性为双线的

●在预览里，点击左下小方块，预览的图形会出现双线

●确定

▲上面和下面自己可以设置，点击在预览周围的四个小方块，页眉线就可以在不同的位置



问：Word中的脚注如何删除？把正文相应的符号删除，内容可以删除，但最后那个格式还在，应该怎么办？

答：步骤如下：

1、切换到普通视图，菜单中“视图”——“脚注”，这时最下方出现了尾注的编辑栏。

2、在尾注的下拉菜单中选择“尾注分隔符”，这时那条短横线出现了，选中它，删除。

3、再在下拉菜单中选择“尾注延续分隔符”，这是那条长横线出现了，选中它，删除。

4、切换回到页面视图

尾注和脚注应该都是一样的



问：Word 里面有没有自动断词得功能?常常有得单词太长了，如果能设置一下自动断词就好了

答：在工具—语言—断字—自动断字，勾上，word还是很强大的



问：如何将word文档里的繁体字改为简化字？

答：工具—语言—中文简繁转换



问：怎样微调WORD表格线？WORD表格上下竖线不能对齐，用鼠标拖动其中一条线，可是一拖就跑老远，想微调表格竖线让上下对齐，请问该怎么办？

答：选定上下两个单元格，然后指定其宽度就可以对齐了，再怎么拉都行

press "Alt"，打开绘图，其中有个调整坐标线，单击，将其中水平间距与垂直间距都调到最小值即可。

打开绘图，然后在左下脚的绘图网格里设置，把水平和垂直间距设置得最小。



问：怎样微调word表格线？我的word表格上下竖线不能对齐，用鼠标拖动其中一条线，可是一拖就跑老远，我想微调表格竖线让上下对齐，请问该怎么办？

答：可以如下操作：

●按住ctl键还是shift，你have a try

●double click the line, try it

●打开绘图，设置一下网格（在左下角）。使水平和垂直都为最小，试一把！？

●press "Alt"



问：怎么把word文档里已经有的分页符去掉？

答：先在工具——> 选项——> 视图——> 格式标记，选中全部，然后就能够看到分页符，delete就ok了。



问：Word中下标的大小可以改的吗?

答：格式—字体



问：Word里怎么自动生成目录啊？

答：用“格式>>样式和格式”编辑文章中的小标题，然后插入->索引和目录



问：Word的文档结构图能否整个复制? 论文要写目录了，不想再照着文档结构图输入一遍，有办法复制粘贴过来吗？

答：可以自动生成的，插入索引目录。



问：做目录的时候有什么办法时右边的页码对齐？比如：

1.1 标题...............................1

1.2 标题...............................2

答：画表格，然后把页码都放到一个格子里靠右或居中，然后让表格的线条消隐就可以了，打印出来就很整齐。



问：怎样在word中将所有大写字母转为小写？比如一句全大写的转为全小写的

答：格式->更改大小写->小写



问：在存盘的时候，出现了问题，症状如下：磁盘已满或打开文件过多，不能保存，另开新窗口重存也不管用。如何解决？

答：把word文档全选，然后复制，然后关掉word，电脑提示你粘贴板上有东西，要不要用于别的程序，选是，然后，再重新打开word，然后粘贴，然后，保存。



问：WORD中的表格一复制粘贴到PPT中就散掉了，怎么把WORD里面的表格原样粘贴到PPT中？

答：1）比较好的方法是：先把表格单独存为一WORD文件，然后插入－－>对象，选由文件创建，然后选中上面的WORD文件，确定；2）还可以先把表格copy到excel中，然后copy到PPT中，这个也是比较好的办法；3）可以先做成文本框，再粘贴过去；4）复制粘贴，但是在PPT中不能粘在文本框里面；5）拷屏，做成图片，再弄到PPT里面。



问：有没有办法将PPT的文字拷入WORD里面？

答：另存就可以了。只要以.rtf格式另存即可



问：word中图片的分栏如何处理？假如有：

1

2

图

3

4

这样的结构，我想实现：

1  3

图（要横跨两栏）

2  4

但是，试了半天总是：

1  2

图

3  4

怎么办呀？help！

答：设置图片格式——版式——高级——文字环绕——环绕方式选上下型——图片位置——对齐方式选居中——度量依据选页面，要先改文字环绕，然后才能改图片位置



问：用word写东西时字距老是变动，有时候自动隔得很开，有时候进入下一行的时侯，上一行的字距又自动变大了，这是为什么？怎么纠正啊？

答：是因为自动对齐的功能，格式——>段落——>对齐方式可以选。还有允许断字的功能如果check上，就不会出现你说的情况了。



问：在使用WORD的样式之后，如标题1、标题2之类的，在这些样式前面总会出现一个黑黑的方块，虽然打印的时候看不到，但看着总是不舒服，有没有办法让它不要显示呢？

答：“视图”－－>“显示段落标志”，把前面的勾去掉。其实这个很有用，可以便于知道哪个是标题段落



问：文章第一页下面要写作者联系方式等。通常格式是一条短划线，下面是联系方式，基金支持等。这样的格式怎么做出来？就是注明页脚吗？

答：插入——脚注和尾注



问：文字双栏，而有一张图片特别大，想通栏显示，应该怎么操作？

答：可以选择的内容，按双栏排。选择其他内容，按单栏排。



问：Word里面如何不显示回车换行符？

答：把视图->显示段落标记的勾去掉或工具->选项->视图->段落标记



问：有没有方法把WORD里的软回车一下子替换掉？识别出来的文字全带着软回车，能把他们一次全删掉吗？？

答：查找＋替换，按CTRL+H；软回车好象是^l，在特殊字符里有



问：在WORD里的框框里怎么打勾？

答：画个文本框，文本框里写一个钩，然后拖过去；或者先在WORD里插入符号“√”，然后选中“√”，到-》格式-》中文版式-》带圈字符-》选“□”

问：还是不行，这样拷过去的框框字体是windings的，而原来的是宋体的，两者有很大的区别。

答：根据模板新建专业型传真，里面有框，双击后打勾，copy就ok



问：Word中怎么在一个英文字母上打对号？

答：透明方式插入图片对象，内容是一个√



问：WORD里怎么显示修订文档的状态？文档修订后，改后标记很多，但是在菜单里没有“显示修订最终状态”等，怎么调出来？

答：工具－>自定义－>命令－>类别（工具）－>命令（修订）－>把“修订”等拖到工具栏上



问：怎样把许多分开的word文档合并成一个文档。我的论文是按照章节分开写的，但现在图书馆要提交电子版的学位论文，是一个文档的，我找了很多选项但好象不能合并，选择插入文件功能，可以加入内容，但文档中的页眉却插不进去，有谁有高见？

答：acrobat6 可以直接把多个文档打印成一个pdf文档。可以提交pdf格式的论文，先一个一个word文档转换为pdf格式的，然后在pdf文档菜单的文件菜单中，选上作为pdf格式打开，追加上就可。



问：Word里面要写方程式怎么办啊？

答：插入－对象－公式编辑器equation，如果没有公式编辑器Equation，要自己从光盘中安装，或者安装Mathtype公式编辑器

按右键把它拖出来－－插入－－命令－－自定义－－工具

应该是倒过来



问：想在WORD里面表示矩阵，怎样才能画出那个很大的矩阵括号？

答：装公式编辑器mathtype好了~：）



问：Word的公式编辑器怎么安装？

答：工具－自定义－插入－公式编辑器，把它拖到工具条上即可；或者安装OFFICE后，再次安装，选增加功能吧，会有提示的



问：Word2000下调用公式编辑器的快捷键?

答：点击菜单[工具]->[自定义]，点击对话框下方[键盘]，在[类别]里选择[插入]，在命令里选择[InsertEquation]，指定你的快捷方式




问：WORD中出现公式的行往往要比只有文字的行来得宽，如何把这些行改的跟只有文字的行一样宽？

答：段落行距设为固定值即可。这样会有一个问题，比如设置为18磅，有些公式符号（特别是有下标的）不能全部显示打印稿可以显示。怎么解决这个问题？这个如何解决还需要考虑。



问：我的文档就是公式多，应该怎么办？

答：公式多的时候，最好的消除这个问题的办法就是每打几个公式就要存盘，如果连续打太多，就会出现这个问题。出现问题的时候：

●选中所有内容，ctrl＋C

●把WORD所有文档关闭，

●最关键：出现一条信息，务必选择“是”

●重新打开WORD编辑器，

●ctrl＋V，粘贴

●ctrl＋S，存盘



问：怎样在word里面的公式编辑器中输入空格？

答：ctrl+shift+space



问：如何使word中公式全都小一号？一个一个选实在麻烦

答：在Mathtype公式编辑器中：

首先，在Mathtype中的菜单Size中选define,定义所需的字号大小；

再次，在Mathtype中的菜单preferences中的equation preference的save to file存贮所定义的字号文件；

返回word中：

在Mathtype菜单中选Format equation:

1）在MathType preference file中，选你刚才所定义的文件；

2）在Range中，选Whole document。

最后，选OK，即OK了。



问：如何将WORD中的公式编缉拉到外面?

答：工具－自定义－命令－插入－右边找公式编辑器，往上脱



问：怎样可以去掉word里面公式，或是图片上方总是出现的灰色的横条啊？以前没有的，不知道怎么跑出来了，看着怪晕糊的。。。。。

答：工具－>选项->视图->域底纹，选不显示，或选取时显示，就可以了



问：整个论文用一个WORD文档，太大，不好编辑，一个地方有增删，后面那么长一个文档版面分布会变得乱七八糟，特别是图表之类的东东。想让每章的偶数页自动显示自己的章号和题目，WORD里这个能够自动实现吗？

答：不要整个论文放一个WORD文档，一章一个，然后每章就可以奇偶分开处理了



问：论文按照章节写的，想把它们合并成一个文件，并保持原有的文件格式。采用了在文件末尾插入分节符的方法，但插入后有些文件的部分格式发生了变化，请问如何解决？

答：用主控文档的方法比较好，在大纲模式里设置的；采取插入文件的方式，格式有些变化



问：WORD里边怎么样显示行号？

答：在页面设置那里，板式选项，最下面有个行号选项



问：Word里面怎么插入半个空格？

答：先在word的工具栏上，点中双箭头那个纽，就可以看到原先看不到的空格，然后再编辑一下这个空格的大小，比如小五或小四什么的。



问：只要一回车，或是改变光标位置的任何操作，都会使上一行的）变成＝，有人遇到过这个问题么？

答：是不是设置了自动替换啊，符号里的自动替换看看吧！



问：WORD有没有可以按单词的首字母进行排序？就是从A-Z进行排

答：表格中的内容可以按照拼音排序，弄到excel里，排序，再回来



问：怎么在word里面打R^2?

答：先打R2，然后用鼠标选中2,同时按"Ctrl"，“shift”和"+"



问：Word中发现空格都是小圆点，是怎么回事情？每输入一个空格就出现一个小圆点，怎么把它消除掉啊？这个空格会打印出来吗？

答：不会打印出来，如果想不显示：工具－选项－视图 格式标记中前面的勾去掉即可



问：word如何使两个表格能排在一起？我做的表格每一个都比较小，但是表格数比较多，我想两个表格排成一行，请问该怎么做？

答：试试在局部分栏，每个分栏中一个表格。



问：为什么换机器打开WORD文档排版变了？在一台机器上排好板的WORD文档换在另一台机器打开就变了？页码都不对了，怪哉。

答：是默认的页面设置不一样吧，或者版本不同



问：Word里面插入表格的问题，同一表格前后两行被分在了不同的页上，想限制他们在同一页怎么做？

答：转换成图文框可能更容易排版一点，或者加个文本框



问：怎么在word里画坐标图?在word里有了坐标图，文字却加不加去怎么办?

答：作图时直接将文字加上去；word中的绘图工具条，文字环绕里面寻找合适的方案，把图放在文字的底层



问：WORD文件有密码，怎么办呢？

答：找破解软件，比如advanced_office_2000_password_recovery_pro_v1.03，但不一定好用。



问：怎么给word文档加密？

答：打开文档，另存为—工具—常规选项—打开、修改权限密码，保存



问：Word文件怎么转化为postscript文件？

答：先转化为pdf，然后打印到文件，通过distiller生成ps。



问：Word无法识别origin中的汉字怎么办？用origin做的图形中有汉字，copy到word中就成了问号，因此我不得不先用export把图形变为jpg文件才能解决这个问题，有没有方便的解决办法？

答：ORIGIN里面的字体改成宋体或者仿宋



问：请教怎么把Origin中的图表拷贝到Word？

答：点origin的Edit菜单里的copy page到word里粘贴就行了



问：把origin的图复制粘贴到word，总有一大块的空白，这个空白有什么工具可以去掉吗？还有就是用word自带的图表工具画图时，也是有一大块空白去不掉，这个可以解决吗？

答：右键选择图片工具栏，点裁减



问：插入的图片为什么老是处于页面的顶端，想拖下来放到其他地方，却又自动跑到顶端去，就是拖不下来，请问该如何处理？

答：改变图片的属性，就可以了。



问：如何保证一幅图像固定在某一段的后面，另一段的前面，而不会因为前面段落的删减而位置改变？

答：右键点击图片－>设置对象格式—>版式—>嵌入型



问：如何把在WORD里面图形工具画的图转化为jpg？

答：另存为html格式，然后在html文件对应的文件夹里找



问：请问什么格式的图片插入word最清晰？手头持有png和tif格式，复制粘贴到word中模糊一片，请问转换成什么图片格式用于word最清晰？什么方法（插入图片来自文件还是直接复制粘贴）对清晰度有否影响？

答：emf，eps等矢量图最清晰，不会因为缩放损失分辨率，而jpeg，bmp等点阵图就不行了。



问：在WORD中如何让图片的左、上、下边都是文本？

答：在分栏的数量为1的情况下实现。图片选中后右键，设置图片格式--版式-四周型就可以了



问：jpg文件插入word文件以后怎么让文件变小？jpg格式图片插到word文件以后文件变的巨大，有什么方法可以让它小一点？最好能一张软盘放的下。

答：两个方法：

●用photoshop改变图片的分辨率，当然要看得清楚，然后插入word

●word有强大的压缩功能，把文档另存为比如：temp.doc，看看是不是小了很多。



问：Matlab仿真图片大家一般怎么弄到word里面的?相对横轴和纵轴修改一下的说

答：一般都是在Matlab里面把所有的直接修改好了，然后再保存的时候用jpg格式，在word中间导入就好了



问：如何向WORD中的图片添加文本？想在图片上输入一些说明文字

答：插入文本框，将版式设成“悬浮”

在WORD的绘图工具里面有个自选图形，找到你要的括号，直接在页面上画就可以了。可以移动，大小也可以改。然后把他挪到文字边上，即可。一个小窍门就是用CTRL+箭头可以进行微调。

如果你觉得经常需要对这些文字编辑，怕图形错位的话，可以将需要的文字打在一个文本框里，记得将文本框设置成透明无色的（这样就看不见文本框了），然后将文本框和你的括号（或其他符号）组合成一个图形，就万无一失了。



问：AUTOCAD的图拷贝到WORD下如何处理?

答：有几种办法：一是可以在WORD中进行CAD编辑的方法：将CAD的背景设为白色，然后将CAD窗口缩小，到你想复制的图形的大小，正好可以容纳就可以了，否则WORD里面有很大的空白，然后，拷贝，选中所有的图形中的线条，右键。到WORD中粘贴。二是，先转为wmf文件，具体先将窗口缩小，如上，然后，按emport，选中线条，存储。WORD中，插入，图形，来自, 文件，找到文件就可以插入了。



问：文章用WORD打开时，原有的公式全是红叉，以及WORD中图变成red cross（红叉）怎么办？

答：基本上没有办法挽救回来了，只能重新插一遍图。据微软的技术支持所说，红叉是由于资源不够引起的。也就是说，如果你所编辑的文档过大，可能因为资源问题导致图片无法调入，从而显示红叉。可是实际情况是，有时候所编辑的文档并不大，可是还是出现红叉。这就可能是因为你设置了快速保存，在选项菜单中可以找到。

这是由WORD的文档结构所决定的。当你设置为快速保存时，每次保存的时候只是把你改动过的部分添加到文档尾部，并不重写文档本身，以达到快速的目的。所以，你会看到一个本来并不长的文档的实际大小可能有好几兆。当取消了快速保存后，文档长度将大大减小。还有一个减小红叉出现可能性的办法是把图片的属性中的"浮动"去掉。这样可能在编辑的时候有一定的困难，但是对于避免红叉的出现确实很灵。

再说一句，一旦红叉出现了，应该是没有办法恢复的，只有再重新贴图。



问：如果Word突然定在那里了怎么办？

答：重新打开会回复，或者在word自身的templates里面找到近期文件，重写的不用太多。



问：如何解决word说磁盘已满不让保存的问题？

答：有时候，当要保存一个文件时，Word会弹出一个对话框说是磁盘空间已满，无法保存文件，可实际上磁盘上空间还很大。这是非常令人恼火的一件事情。这一信息最常见的原因是Temp文件夹已经达到了一个文件夹中可以包含的最多文件数的上限。这时的解决方法很简单：在【资源管理器】中右击安装有Windows系统的磁盘，在出现的快捷菜单中单击【属性】，将出现【属性】对话框，从【常规】选项卡中选择【磁盘清理】按钮，此时将出现【磁盘清理】对话框。执行磁盘清理完毕以后，Windows会弹出一个新的对话框。



在【要删除的文件】框中选中【临时文件】选项，然后选择【确定】。Windows将删除临时文件。要人工删除临时文件，进入临时文件夹，删除任何旧的临时文件（临时文件以波浪号开始，以．tmp扩展名结束），返回Word，再次试着保存文件。如果此时还不能正确保存文档，可以采取以下的方法，步骤如下：

（l）按Ctrl＋A选定整个文档。

（2）按Ctrl＋C将整个文档复制到内存中。

（3）关闭Word程序。此时系统会提示："您将大量文本放在了';';剪贴板';';中，是否希望在退出Word后这些文本仍可用于其他程序？"。

（4）选择【是】按钮。

（5）重新打开Word程序。

（6）按Ctrl＋V，将复制下来的文本粘贴到新文件中。

注意：在删除临时文件时，可能会出现一个对话框，提示不能删除正在使用的文件。

这是因为Windows运行的时候，需要不断地用到一些临时文件。因而，在人工删除临时文件时，试着在开始时只删除几个文件，然后对桌面上的回收站进行清空。否则可能无法删除所有选择的文件。




论文Word技巧小结
前一段时间用Word2000写论文，越来越觉得Word设计者独具匠心。我从初中开始用Word5.0，一直用到现在这个版本，其间用它排过两本书，大概用过超过80%的功能（粗略地按help统计），包括自己写宏和带对话框的Word Basic，应该说比较有发言权。微软的东东总的来讲让我满意的很少（Windows一日不消除蓝屏，就一日不能登大雅之堂），Word算头一号。我看过一篇对微软Office组总头的专访，他说市场调查显示绝大多数用户只用到Word很少的一点功能，非常可惜。我相信这并非妄言。半月前我们实验室有个哥们说vi比Word功能强，我听着不服，让他举例。他说，vi可以选定文本中的一列，Word不行。我当时无言以对，因为我确实不知道Word里怎么选定列，EditPlus或者UltraEdit倒是可以，后来我看了帮助，才知道Word里按Alt拖鼠标是可以选列的。再早些时候，PlateauWolf曾经敏锐地观察到Word中文排版每行最后的标点符号参差不齐，并因此大肆鼓吹WPS 2000。我也是到最近才知道，Word里有个选项，“排版时压缩标点间距”，把它关了就没事了。可见，往往弱的不是Word而是我们。



下面我总结几条用Word排论文的技巧。



插公式时经常需要让公式居中对齐、行末的公式编号右对齐。只要设一个居中制表位和一个右对齐制表位，输入时按TAB即可。建议居中制表位位置用字符做单位，比如五号字体在缺省A4页面上是每行40字符，居中制表位就可以设在20字符处。



我的公式编号用SEQ域输入，从“插入”菜单选“域”即可。这样做的好处是如果我有100个公式，在最开始插入一个新的，那么这100个公式的编号都要加1。



如果手工修改会非常耗体，而Ctrl+A全部选定再F9更新域则十分快捷。



参考文献用尾注，也在“插入”菜单里。缺省的是上标格式，按Ctrl+';+';可以改成正常格式。好处也是可以自动排号。



图片说明用题注。一般排版要让题注宽度小于版心距，我用水平标尺上的悬挂缩进加右缩进实现。



Word表格中可以进行简单的计算。比如我有一个表格，让第三列的值显示第二列比第一列多百分之几，用“表格”菜单的“公式”即可，不用Excel高射炮轰蚊子。



对公式、尾注、图片、表格的引用一概用交叉引用，“插入”菜单下。好处是可以做成超级链接，而且公式编号改动的话对这个公式的引用会跟着改。



所有的章节标题都用样式，并且用多级项目符号列表。好处是标题编号（第几章、第几节）可以自动生成，可以在文档结构图（“视图”菜单）中浏览，可以用垂直滚动条下方的定位按钮快速定位，还可以生成目录。我一般关闭“基于所用格式定义样式”这个自作聪明的功能，所有样式都自己选。



我的图片和表格做成嵌入式的，这样不会乱跑。表格每个单元格水平垂直均居中对齐（Word 2000新增功能）。表格段落格式选“段中不分页”，这样不会出现表格拆到两页上的恶心局面。



我的正文缺省样式是首行缩进2字符。输公式的时候要另起一行，但是逻辑上它应该跟前面的文字算作一段（鼠标三击可以选定段），我用Shift+Enter小回车搞定。每次要输入公式的时候，点到前一个包含公式的段，用格式刷复制即可。



先写这么多，以后有新的再补充，也欢迎大家补充。




用Word编辑论文的几个建议
由于各方面的原因，大家主要还是用Microsoft Word (以下简称Word)编辑论文。Word在写科技论文方面虽然有一些先天不足，但却提供了非常强大的功能。如果不能充分利用这些功能，可能经常要为不断地调整格式而烦恼。我把自己以前使用Word的经验和教训总结一下，抛块砖。



原则: 内容与表现分离

一篇论文应该包括两个层次的含义：内容与表现，前者是指文章作者用来表达自己思想的文字、图片、表格、公式及整个文章的章节段落结构等，而后者则是指论文页面大小、边距、各种字体、字号等。相同的内容可以有不同的表现，例如一篇文章在不同的出版社出版会有不同的表现；而不同的内容可以使用相同的表现，例如一个期刊上发表的所有文章的表现都是相同的。这两者的关系不言自明。在排版软件普及之前，作者只需关心文章的内容，文章表现则由出版社的排版工人完成，当然他们之间会有一定交互。Word 倡导一种所见即所得（WYSIWYG）的方式,将编辑和排版集成在一起，使得作者在处理内容的同时就可以设置并立即看到其表现。可惜的是很多作者滥用WYSIWYG，将内容与表现混杂在一起，花费了大量的时间在人工排版上，然而效率和效果都很差。



本文所强调的“内容与表现分离”的原则就是说文章作者只要关心文章的内容，所有与内容无关的排版工作都交给 Word 去完成，作者只需将自己的排版意图以适当的方式告诉 Word。因为Word不仅仅是一个编辑器，还是一个排版软件，不要只拿它当记事本或写字板用。主要建议如下。



1. 一定要使用样式，除了Word原先所提供的标题、正文等样式外，还可以自定义样式。如果你发现自己是用选中文字然后用格式栏来设定格式的，一定要注意，想想其他地方是否需要相同的格式，如果是的话，最好就定义一个样式。对于相同排版表现的内容一定要坚持使用统一的样式。这样做能大大减少工作量和出错机会，如果要对排版格式（文档表现）做调整，只需一次性修改相关样式即可。使用样式的另一个好处是可以由Word 自动生成各种目录和索引。



2. 一定不要自己敲编号，一定要使用交叉引用。如果你发现自己打了编号，一定要小心，这极可能给你文章的修改带来无穷的后患。标题的编号可以通过设置标题样式来实现，表格和图形的编号通过设置题注的编号来完成。在写“参见第x章、如图x所示”等字样时，不要自己敲编号，应使用交叉引用。这样做以后，当插入或删除新的内容时，所有的编号和引用都将自动更新，无需人力维护。并且可以自动生成图、表目录。公式的编号虽然也可以通过题注来完成，但我另有建议，见5。



3. 一定不要自己敲空格来达到对齐的目的。只有英文单词间才会有空格，中文文档没有空格。所有的对齐都应该利用标尺、制表位、对齐方式和段落的缩进等来进行。如果发现自己打了空格，一定要谨慎，想想是否可以通过其他方法来避免。同理，一定不要敲回车来调整段落的间距。



4. 绘图。统计图建议使用Execel生成，框图和流程图建议使用Visio画。如果不能忍受Visio对象复制到Word的速度，还可以试试SmardDraw，功能不比Visio弱，使用不比Visio难，速度却快多了。如果使用Word的绘图工具绘图，最好以插入Word图片的方式，并适当使用组合。



5. 编辑数学公式建议使用 MathType5.0，其实Word集成的公式编辑器是它的3.0版。安装MathType后，Word会增加一个菜单项，其功能一目了然。一定要使用 MathType 的自动编号和引用功能。这样首先可以有一个良好的对齐，还可以自动更新编号。Word 正文中插入公式的一个常见问题是把上下行距都撑大了，很不美观，这部分可以通过固定行距来修正。



6. 参考文献的编辑和管理。如果你在写论文时才想到要整理参考文献，已经太迟了，但总比论文写到参考文献那一页时才去整理要好。应该养成看文章的同时就整理参考文献的习惯。手工整理参考文献是很痛苦的，而且很容易出错。Word没有提供管理参考文献的功能，用插入尾注的方法也很不地道。我建议使用 Reference Manager，它与Word集成得非常好，提供即写即引用（Cite while you write，简称Cwyw）的功能。你所做的只是像填表格一样地输入相关信息，如篇名、作者、年份等在文章中需要引用文献的的方插入标记，它会为你生成非常美观和专业的参考文献列表，并且对参考文献的引用编号也是自动生成和更新的。这除了可以保持格式上的一致、规范，减少出错机会外，更可以避免正文中对参考文献的引用和参考文献列表之间的不匹配。并且从长远来说，本次输入的参考文献信息可以在今后重复利用，从而一劳永逸。类似软件还有Endnote和Biblioscape。Endnote优点在于可以将文献列表导出到BibTeX格式，但功能没有Reference Manager强大。可惜这两个软件都不支持中文，据说Biblioscape对中文支持的很好，我没有用过，就不加评论了。



7.使用节。如果希望在一片文档里得到不同的页眉、页脚、页码格式，可以插入分节符，并设置当前节的格式与上一节不同。



上述7点都是关于排版的建议，还是要强调一遍，作者关心的重点是文章的内容，文章的表现就交给Word去处理。如果你发现自己正在做与文章内容无关的繁琐的排版工作，一定要停下来学一下Word的帮助，因为Word 早已提供了足够强大的功能。



我不怀疑Word的功能，但不相信其可靠性和稳定性，经常遇到“所想非所见”、“所见非所得”的情况让人非常郁闷。如果养成良好的习惯，这些情况也可以尽量避免，即使遇上，也可以将损失降低到最低限度。建议如下：



8.使用子文档。学位论文至少要几十页，且包括大量的图片、公式、表格，比较庞大。如果所有的内容都保存在一个文件里，打开、保存、关闭都需要很长的时间，且不保险。建议论文的每一章保存到一个子文档，而在主控文档中设置样式。这样每个文件小了，编辑速度快，而且就算文档损坏，也只有一章的损失，不至于全军覆灭。建议先建主控文档，从主控文档中创建子文档，个人感觉比先写子文档再插入到主控文档要好。



9.及时保存，设置自动保存，还有一有空就ctrl+s。



10.多做备份，不但Word不可靠，windows也不可靠，每天的工作都要有备份才好。注意分清版本，不要搞混了。Word提供了版本管理的功能，将一个文档的各个版本保存到一个文件里，并提供比较合并等功能。不过保存几个版本后文件就大得不得了，而且一个文件损坏后所有的版本都没了，个人感觉不实用。还是多处备份吧



11.插入的图片、和公式最好单独保存到文件里另做备份。否则，哪天打文档时发现自己辛辛苦苦的编辑的图片和公式都变成了大红叉，哭都来不及了。



其他建议:

12. 使用大纲视图写文章的提纲，调整章节顺序比较方便

13. 使用文档结构图让你方便的定位章节

14. 使用文档保护，方便文章的审阅和修改



上面的建议并不全面，但相信比较管用。如果还有疑问，自己花些时间研究一下Word的帮助，相信会有事半功倍的效果。




POWERPOINT
问：怎样自己定做power point 的模板啊？自己选定的图，要将它作为POWER POINT 的背景，怎么做啊？

答：视图－母板－幻灯片母板，把你的图片放入，退出母板后，每张幻灯片都有了。



问：PPT文件里的背景音乐如何设置？做PPT时，加的音乐只能在一个页面里播放，我想把它设置为背景音乐，在所有页面里均可以播放，请问怎么设置？

答：先弹出自定义动画的对话框，然后选择效果选项，在那里设置停止播放，在最后一张幻灯片，并设置循环播放。就OK了！



问：PPT中如何在文本框中插入公式？

答：直接粘贴，你的背景如是黑的，就看不到了，改一改颜色就好了。或者在WORD中编好公式，粘贴过去。WORD做好，当图片拷贝过去就OK了。

PDFSCREEN简单一点，不过都是有模版的，上手还是比较快的。



问：PPT制作中数学公式怎么粘贴后是很小的？

答：是以图片的形式加在PPT文档的，选中它调整属性中的大小就可以了



问：把Mathtype打出来的数学公式粘贴上去很小，几乎看不到，怎么变好？

答：把它拉大。。。



问：ppt转换成pdf，一页显示6个片的，怎么转？

答：点击“打印”——在“打印内容”里选择“讲义”，然后设置每页的PPT数目为6，然后和一般文档一样，打印到PDF就可以了。



问：如何在PowerPoint中让文字连续闪烁？

答：在PowerPoint2000中可以用“自定义动画”来做闪烁文字，但文字都是一闪而过，无法让文字连续闪烁。其实PowerPoint2000中的文字是可以实现连续闪烁的，方法如下：

1、创建文本框，设置好其中文字的格式和效果，并做成闪烁的动画效果。

2、点选这个文本框，再单击“编辑”菜单下的“复制”命令，同时在文稿中根据想要闪烁的时间来确定粘贴的文本框个数中，再将这些框的位置做相应的设置。

3、最后把这些文本框都设置为在前一事件一秒后播放，文本框在动画播放后隐藏即

可。



问：如何在PowerPoint中巧定圆心？

答：有时在PowerPoint2000/2002中画圆并演示时，会发现确定圆心不是一件很容易的事，有的人只是凭观察在“圆心”处画一个圆点代替，弄不好在播放时会发生圆心偏离比较严重的情况。

其实我们可利用“同心圆”工具按钮来解决这一难题。方法是：

在幻灯片下面的“绘图”工具栏中，依次单击选取“自选图形→基本形状→同心圆”，根据需要，在幻灯片中画好一个适当大小的同心圆后，将鼠标选中内圆的黄色操作点按住左键不放，向内拖成一个小圆点，再释放鼠标，这样我们就巧妙地得到了准确的圆心了。




PPT使用技巧

★键鼠合作

很多时候，一个视图按钮加上不同的键就可以产生完全不同的效果！

例如，点击“普通视图”时按住Shift键就可以转到“幻灯片母版视图”，再次点击“普通视图”按钮（不按Shift）恢复；又如，按住Shift再点击“幻灯片浏览视图”按钮就得到了“讲义母版视图”。

你可以让PowerPoint屏幕的左上角显示出微缩放映的幻灯，编辑的同时预览播放效果。实现办法是：首先转到普通视图，选择第一个幻灯片，然后按住Ctrl并点击“幻灯片放映”按钮。如图1，就像全屏幕放映时一样，点击微缩放映的幻灯，幻灯自动转入下一个屏幕。

想要试试更多的选择吗？按住Ctrl+Shift，然后点击各个视图按钮吧：Ctrl+Shift+“普通视图”将关闭左边的分页导航窗格，将幻灯片主窗格扩展到全部可用空间；Ctrl+Shift+“幻灯片浏览视图”将显示出大纲视图；Ctrl+Shift+“幻灯片放映”将打开“设置放映方式”对话框。



★让幻灯动起来

在PowerPoint中，你可以让整个幻灯或者几乎所有的对象运动起来，包括占位工具（文本框）、图表、艺术剪辑、绘图对象等等。不过太多的特效反而会起负作用的哦。

1.幻灯片

点击菜单“幻灯片放映”－“动画方案”。选中“自动预览”然后选择一种动画效果，你可以看到放映时的动画形态。

2.对象

选中对象，然后选择菜单“幻灯片放映”－“自定义动画”。在“自定义动画”窗格中点击“添加效果”，然后从子菜单选择适当的动画效果。

3.动作路径

PowerPoint也提供了一项时髦的动画特性，允许设定对象的移动轨迹，称为动作路径。动作路径可以说是幻灯中最吸引人的亮点。例如，你可以设定一个动作路径让对象在屏幕上弹跳或把观众的眼球吸引到某个最关键的部位。

设置动作路径的方法是：选中对象，然后选择菜单“幻灯片放映”－“自定义动画”。点击“添加效果”按钮，展开“动作路径”并选择适当的项目，如“对角线向右下”。如果你不喜欢PowerPoint列出的六种动作路径，点击“更多的动作路径”打开“添加动作路径”对话框，如图2。只要选中了“预览效果”，PowerPoint将自动展示当前动作路径的效果。

PowerPoint还允许自定义动作路径。选中对象，然后选择“添加效果”－“动作路径”－“绘制自定义路径”，选择一个选项，如“曲线”，然后在幻灯片中绘制自定义的路径。



★杂项

1.让“撤消”更强大

默认情况下，PowerPoint允许连续撤消的动作是20个，但你可以将可撤消动作的数量增加到150。选择菜单“工具”－“选项”，转到“编辑”，在“最多可取消操作数”中输入要求PowerPoint跟踪的操作步骤数量，范围是从3到150，设好后点击“确定”。

2.采用多种模板

一个演示文稿只能使用一个设计模板的日子早就一去不复返了，现在你可以随意引用大量的模板。方法是：在普通视图中显示幻灯，在左边的导航工具中，转到“幻灯片”页，用鼠标选中一个或多个想要应用新模板的幻灯，选择菜单“格式”－“幻灯片设计”（或点击工具栏上的“设计”按钮），显示出“幻灯片设计”窗格。右击一个模板，选择“应用于选定幻灯片”。




EXCEL
问：Excel怎么行列互换？

答：选择你要行列互换的数据，拷贝，然后右键，选择性粘贴，右下角‘转置’就可以了



问：如何在EXCEL中分析两列数据的相关性？如何将第一列数据的值作为坐标点的X，而另一列数据的值作为坐标点的Y，做图呢？

答：选择这两列数据后，点击插入图表。进入图表向导。在图表向导中的步骤一里面选择你想的图表类型。点击“下一步”，然后进入图表向导步骤二（这里就是关键了），点击“系列”。你会看到“值（V）”和“分类（X）轴标志（T）”这两个框。前一个，你点击它后面的小图标，然后选择你作为纵坐标的那一列数据。后一个，也点击它后面的小图标，然后选择你作为横坐标的那一列数据。



问：把一串数据从记事本复制到excel中去时，本来应该是两行的数据都合到同一行去了，咋办？数据很多，不可能逐一逐一的输入

答：数据导入Data | Text to columns。。。



问：有上万行2列的数据，想得到第3列数据，每个单元格的值是前面两列的平均，如果不编程，在ACESS或者EXCEL里如何实现？

答：在第三列里编辑公式，如“C1=(A1+B1)/2”，然后用格式刷刷一下第三列里其它的格子就可以了

写好这个公式后按Ctrl+Enter就行了



问：如何让Excel表格里的文字换行？打回车键没有用，它也不会自动换行。

答：把表格的宽度弄小点试试



问：如果数据行太多，看不到题头变量怎么办？

答：光标放在第2行，再在“窗口”下点“冻结窗口”。这样可以实现目标行或列的不滚动操作，处理数据方便多了

或者第一行不滚动，行太多，往下拖就看不到标题行？不知道如何固定，不过有个权宜的方法，光标移到第二行，第一列，点击窗口——拆分。然后在下面看内容就可以了。可以再点击取消拆分



问：如何将Excel中的表格线给打印出来？

答：选中工具栏上的所有框线图标即可将所有表格打印出来




PDF文件处理
问：PDF与WORD之间如何通过软件实现格式转换？

答：PDF—>DOC  使用软件Acrobat，pdf2word；DOC—>DF  使用软件Acrobat

pdf->Tiff(JPEG,PNG)->OCR输出word，效果极佳，如果是Ｅｎｇｌｉｓｈ几乎不用怎么修改就可以用了。

推荐OCR软件：ABBYY FineReader 7.0；ScanSoft OmniPage Pro 14.0（最强）



问：如何把WORD文档转换成PDF？

答：安装Acrobat（不只是Reader）完全版，在安装选项里有的，把这一项选上，选pdfmaker。在word的工具条上会有一个转换按钮。装好之后在WORD的工具栏里面会有Adobe PDF，下拉菜单里面会有convert to Adobe PDF，按那个就行了。在控制面板里的打印机里多了两个关于Acrobat的，说明可以了。装了Acrobat的话，默认会装一个distiller，你也可以装acrobatm里面的pdfwriter，它们两个都会成为虚拟的打印机的。然后在Word里，File->rint选择刚过装好的虚拟打印机就可以了。



问：如何将PDF文档直接转为WORD？除了ACROBAT还有其它软件工具吗，用这个图片走样很厉害

答：使用pdf2word、pdffactory这些软件可以实现



问：DOC转换成PDF时，图很不清楚，怎么办？论文的提交的格式是DOC，但在DOC转PDF时，图很不清楚。

答：不要用pdfwriter，用distiller可能会好一些。或者用Letex，图的清晰度损失不大



问：很多用VISIO画的图，插入在WORD文档里面的，怎么专成PDF以后，图里面的字母位置变了？而且变的很夸张，满屏幕乱窜，这个问题怎么办啊？

答：Word中所有图片都变成tif格式的。其他的一律事先转成tif，压缩的，这样文件也不大。或者变成BMP位图也可以，但图片容量比较大。



问：我想把PDF格式文档直接转成DOC（就是WORD文档）或者TXT（纯文本文档），可以吗？

答：PDF格式的文档是不能直接转换成DOC（WORD文档）的，但是可以先转换成RTF格式，然后再转成DOC格式，前提是该PDF文档必须是纯英文的，中文的PDF转换之后会出现乱码。此时，需要用到一个工具：Aerial，这个工具是Acrobat的一个插件，可以用来把PDF文档转换成RTF文档。原PDF文档可以包含图片，图片能正常转换到RTF文档中。如果只需转换成TXT文档，那么直接转换就可以了（图片就没了）。



问：PDF文件中的文字怎么转换成WORD？

答：如果是文本的，可以用Acrobat选中文字功能，如果是图片格式的，可以用最新豪华版的维普的OCR功能，但是要自己改错字。



问：我的PDF转WORD的时候怎么排版变了？

答：有些地方没有用固定的东西固定，比如分页符、软回车，图片不统一也很有可能排版变掉



问：PDF转换成WORD，提示PDF有密码，怎么办呢？

答：找一个PDF密码破解器，破解后，再转换就可以了。

比如Advanced pdf Password Recovery；pdf Password Remover；HB-pdfpr21-fxj.zip；Advanced Password Recovery5.3。后者是一个各种破解的集成，里面的Acrobat是针对PDF的。



问：PDF文件到TXT文件的转换，除了copy和paste得方法外，还有什么办法吗？

答：将WORD转为PDF，然后用方法2另存为rtf文件，WORD可以识别。但是一般的下载文献，因为本身是图形，所以第二种方法不能实现。以上所说的是针对中文文本。

PDF-—>WORD方法总结如下：

●如果PDF本身就是图形的话处理方法如下：

（1）英文处理方法：

A，用photoshop6。0打开PDF将之转化为tif格式文件。

B，用<, SPAN lang=EN-US style="COLOR: blue">Omnipagepro10。0打开tif文件，识别。这个东东识别准确率极高。

（2）中文处理方法：

A，用photoshop打开PDF将之转化为tif格式文件。

B，用th-ocr2000专业版或者Shocr6。0打开tif文件，识别。



●如果PDF本身是文本的话处理方法如下：

（1）使用BCL公司的drake软件（Acrobat的插件）转换。

使用第一种方法转换成的rtf文件格式比较乱，不过可以直接拷贝出其中的图形。

使用的二种方法转换成的rtf文件格式遵循原文，不过不能拷贝原文中的图形。



问：为什么我的PDF文档不能选取文字内容或者存为rtf或者txt？

答：如果不属于这种情况，很可能是因为这个文档中的所谓的文字是从图像文件（比如扫描仪得到的结果）打印出来的。这种情况下是肯定不能直接选取文本的。顺便说一下，在Acrobat 6.0中是另存为WORD文档。

解决办法：使用OCR软件识别图像中的文本内容。识别英文的软件推荐Abbyy Fine Reader，中文推荐北大汉王，清华紫光。扫描仪一般会附带这种软件的。



问：怎么把pdf格式中的图表拷贝出来？

答：如下方式均可：

●acrobat6.0以上里面有复制表格这一个选项的

●尚书六号软件

●snagit

●print screen一键即可



问：visio的图转化为pdf文件时出问题了，框图中的文字位置跑到外面去了，不知道怎么回事，其它几张都是好的，如何处理？

答：即使转成wmf格式插在word中有时也会这样。把它转成emf就没问题，应该在pdf中也可以；或者把word中的visio框图换成位图，然后再转成pdf就可以了；图片不要存成默认格式，存成tiff格式，分辨率设得高一点，再插入到word中，再转成pdf文件



问：如何把pdf文件连起来？

答：用acrobat，全选，右键然后选择合并。。。；有个combine pdf选项可以实现，文件（File）—创建PDF—从多个文件—浏览—添加多个文件—确定



问：怎么将PDF文件的其中几页保存为另一个文件？打印了之后，文件打不开！怎么回事呢？

答：可以试试选中要的几页，点击右键，选“选取文件”项，然后另存为另外一个文件即可

问：怎么选中几页呢？就算只要一页，我点击右键也没有找到选取文件项，对啦，我在PDF文件上加了一些阅读过的符号，如画线、加亮之类的，这个有影响吗？

答：不知道你用的是哪个版本的acrobat，根据我用7.0版的看来，在PDF上作改动不会影响选页保存。我的是英文版，选页保存操作如下：先打开左侧的pages栏，选择你要取出来的那些页，后右键选extract pages（我这边看来是第二项），之后会自动弹出来由选取的页组成的pdf文件，保存它就可以了。如果你要每一页分开保存，钩选那个extract pages as seperate files即可。

或者安装软件PDFFACTORY，打开你的PDF文档，点击打印，选择PDFFACTORY，打印机选择打印的起始终止页码，确定打印，出来的就是原文中的你选择的某几页



问：为什么我的PDF不能用打印机打印？PDF文件设置密码加密后不可复制打印怎么办？

答：PDF文档在创建的时候可以设置密码保护和权限，这一点可以在File—>Document Properties（文件-）文件属性）的安全选项里面找到。同时，如果文档设置了权限限制，在Acrobat（Reader）窗口的下方会出现一个金黄色的钥匙图标（6.0版本是左下角的一把锁）。在安全选项里面包括打印、对文章修改的各种权限的设置，如果你使用的是Acrobat，可以在这里自行设置密码保护。m

解决办法：使用PDF文档解密软件可以解决这个问题。推荐：Advanced pdf Password Recovery；pdf Password Remover；Advanced Password Recovery5.3。后者是一个各种破解的集成，里面的Acrobat是针对PDF的。



问：为什么我的Adobe Acrobat Distiller打印机不能正常打印文档到文件或PDF？

是把控制面板打印机里面的Acrobat或者Distiller打印机的preference中“不发送字体到Acrobat（或者Distiller）”的复选框去掉，然后就可以了。



问：金山词霸如何在Acrobat（Reader）上取词？

答：要先装acrobat，后装詞霸。将词霸目录下的xdict32.api插件复制到Acrobat（Reader）的Plug_ins目录下，两个软件都需要重新运行。文件是图形不能取词



问：词霸在acrobat 5中的取词解决方法

答：在acrobat5.0里的“edit”菜单，选择“Preferences”，取消选择“Certified Plug-ins only”选项，再重新启动Acrobar reader就可以取词了。

中文的是这样的：编辑－＞首选项－＞一般－＞选项－＞启动－＞仅认证的增效工具，勾勾去掉。

中文5.0默认就是去掉的，词霸可以识别



问：英文的pdf文件中如有中文字符该怎么办？投个国际会议，结果反馈的信息是说我的pdf文件有postscript error，有人说是中文字符的问题，用一个英文版的acrobat打开，果然到有些页面要提示下载中文包，否则无法显示那些页面。原来是用word写的，能想到的就是查找中文的逗号句号什么的，可是搜来搜去改完了还是有这样的毛病，起先想找个英文版的office来，发现这年头这种东东还真是稀有，ft，有没有哪位处理过类似的问题，指点一把，先谢过了。。。

答：你可以用工具－》字数统计统计一下，里面是否有中文字符和朝鲜字。如果有的话，再慢慢的找。一般的来说，如果整篇是英文文本的话，里面混有中文字符的可能有：标点，特殊字符（如α等希腊字符），单位符号如度数（英文里没有这个特殊符号的，一般我是用上标0和大写的C组合的）。这样再找找看。



问：怎么编辑PDF文件？就是在PDF文档中加入一些文字，怎么操作？

答：要装pdf adobe acrobat standard软件，而不是reader软件，其中中有个高级编辑，有个图标像T+ 的，这个是编辑的工具



问：Google搜索pdf文档最佳方法如何？

答：可以采用如下方法：

●直接用pdf作关键词

●在要搜索的关键词最后空一格，写上filetype:pdf

●inurl:pdf  关键词。这是因为很多pdf格式的文件会把其后缀显示在URL地址里，有些却不会，所以应该是不全的。

不知道这两个方法哪个好使，或者结合一下更好

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很实用

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需要！！